TIPOS DE CONTROL
Control de Alimentación Anticipada
Evita los problemas previstos ya que se lleva a cabo antes de la actividad real. Ejemplo: los programas de mantenimiento preventivo de los aviones que realizan las principales líneas aéreas. Estos programas están diseñados para detectar y evitar los daños estructurales que pudieran conducir a un accidente.
La calve para el control de alimentación anticipada es tomar medidas administrativas antes de que ocurra un problema.
- Compromiso de la gerencia con ambientes de trabajo funcionales, no disfuncionales.
- Programas de apoyo para los empleados (PAE) para ayudar a los que tienen problemas de conducta grave
- Política organizacional de que no se tolerara ninguna manifestación de ira, agresión ni violencia en el centro de trabajo
- Selección cuidadosa antes de la contratación
- Nunca ignorar las amenazas
- Capacitar a los empleados sobre la manera de evitar el peligro si surge en alguna situación
- Comunicar claramente las políticas a los empleados
Control Concurrente
Como su nombre lo dice ocurre cuando se está
llevando a cabo una actividad. La gerencia puede corregir los problemas antes de que se vuelvan demasiado
costosos. Cuando un gerente supervisa directamente las acciones de los
empleados puedes corregir los problemas conforme ocurren. Los problemas se
pueden solucionar antes de que ocurra un gran daño o desperdicio de recursos.
- Administración caminando para identificar los problemas potenciales; observe como los empleados interactúan entre si
- Permitir a los empleados o grupos de trabajo “quejarse” durante periodos de cambios importantes en la organización
- Ser un buen modelo a seguir en su manera de tratar a los demás
- Usar líneas directas corporativas o algún mecanismo para reportar e investigar incidencias
- Usar la intervención rápida y decidida
- Obtener la ayude de profesionales expertos si surge la violencia
- Proporcionar el equipo o los procedimientos necesarios para manejar situaciones violentas
Control De Retroalimentación
Es el tipo de control más popular, se
lleva a cabo después de realizar una
actividad. Los controles de retroalimentación si tienen 2 ventajas:
1. la retroalimentación
proporciona a los gerentes información sobre que tan eficaces fueron sus
esfuerzos de planeación.
2. el control de retroalimentación puede mejorar la motivación de los empleados.
- Comunicar abiertamente las incidencias y lo que se esta haciendo
- Investigar las incidencias y tomar las medidas apropiadas
- Revisar las políticas y los cambios de la empresa si es necesario.
Controles Financieros
Medidas Tradicionales de
Control Financiero
Las medidas financieras tradicionales incluyen
el análisis de razones y el análisis de presupuestos.
Razones Financieras Populares
-
Las razones de liquides miden la habilidad de una organización para
cumplir con sus obligaciones de deuda corriente.
-
Las razones de apalancamiento examinan el uso de
deuda de la organización para financias sus activos y su capacidad para cumplir
con los pagos de intereses sobre la deuda.
-
Las razones de actividad evalúan con cuanta
eficiencia la empresa usa sus activos.
-
Las razones de rentabilidad miden con cuanta
eficiencia y eficacia la empresa usa sus activos para generar utilidades.
Otras Medidas de Control
Financiero
Además de las herramientas
financieras tradicionales los gerentes están usando medidas como el EVA y MVA
(siglas en ingles de valor de mercado agregado).
Valor Económico Agregado (EVA).-Es una herramienta financiera para medir el rendimiento corporativo y de las divisiones, que se calcula restando loa utilidad operativa después de impuestos menos el costo anual total del capital. El EVA es una medida de cuanto valor económico se crea con lo que una empresa ha hecho con sus activos.
Valor De Mercado Agregado (MVA).- Añade un aspecto del mercado, ya que determina el cálculo que hace el mercado de valores del valor de los proyectos de inversión de capital pasados y futuros.
Los estudios han demostrado
el EVA es un predictor del MVA y que los años consecutivos de EVA
positivo conducen generalmente a un MVA alto.
Practica del Manejo de los Ingresos
Cuando las organizaciones ¨manejan¨ sus ingresos, ¨multiplican¨ el ingreso y los gastos para
mejorar el rendimiento financiero corriente, lo cual proporciona una imagen
poco realista del rendimiento financiero de la organización.
Tarjeta de Puntaje Equilibrada
Es una herramienta de medición
del desempeño que evalúa cuatro áreas
(financiera; clientes; procesos internos y activos de personal,
innovación y crecimiento) que contribuyen al desempeño de una empresa.
De acuerdo con este enfoque los
gerentes deben desarrollar metas en cada una de las cuatro áreas y medidas para determinar si estas metas se cumplen. El
propósito de la tarjeta de puntaje equilibrada es destacar que todas esas
áreas son importantes para el éxito de
una organización y que debe haber un equilibrio entre ellas.
Controles de Información
¿La información es decisiva
para supervisar y medir el desempeño de una organización. Los gerentes
necesitan la información correcta en el momento oportuno y en la cantidad
adecuada. La información inexacta, incompleta, excesiva o retrasada dificultará
gravemente el desempeño. ¿Cómo pueden los gerentes usar la información para
llevar a cabo el control?
Sistemas de Información de
Este sistema puede ser manual o
computarizado, se centra específicamente en proporcionar información a los
gerentes, no simplemente datos. Estos dos conceptos son importantes y requieren
de explicación.
Datos.-
hechos sin procesar ni analizar.
Información.- datos procesados y
analizados
Como se usan los Sistemas de Información en el control.
Los gerentes necesitan
información para supervisar el desempeño de la organización y controlar sus
actividades. Sin información, tendrían dificultades para medir, comparar y
tomar medidas como parte del proceso de control. Por ejemplo al medir el
desempeño, los gerentes necesitan
información de lo que sucede, para comparar el real con el estándar y así tomar medidas. Como se
puede ver, la información es una herramienta importante para supervisar y medir
el desempeño de la organización.
Patrón de Referencia de las Mejores Prácticas
Consiste en la búsqueda de las
mejores prácticas entre competidores que conduce a un excelente desempeño.
Es la norma de excelencia con la que se mide y
compara. En su nivel más fundamental, el benchmarking significa aprender
de los demás.
Pasos
para implementar con éxito un Programa de uso interno de Benchmarking.
- Relacionar las
mejoras prácticas con las estrategias y las metas.
- Identificar
las mejores prácticas de toda la organización.
- Desarrollar
sistemas de recompensa y reconocimiento por las mejores prácticas.
- Comunicar las
mejores prácticas a toda la organización.
- Crear un
sistema para compartir los conocimientos sobre las mejores prácticas.
- Fomentar las
mejores prácticas en forma continua
Adaptación de los Controles a las Diferencias Culturales
Los métodos de control para el personal y el
trabajo son muy distintos en diferentes países. Las diferencias que vemos en
los sistemas de control de las organizaciones globales se presentan
principalmente en las etapas de medición y toma de medidas correctivas del
proceso de control. En una corporación global, las oficinas generales ejercen
un control menos directo en los gerentes de operaciones extranjeras, ya que la
distancia es una razón que impide a los gerentes observar el trabajo en forma
directa. Como la distancia tiende a formalizar los controles, las oficinas
generales de una empresa global se basan con frecuencia en informes de control
extensos.
Inquietudes en el centro de trabajo
El centro de trabajo actual
plantea muchos retos de control para los gerentes, Desde supervisar que uso
hacen los empleados de las computadoras en el trabajo hasta proteger el centro
de trabajo contra empleados descontentos, los gerentes deben controlar el
centro de trabajo para asegurarse de que el trabajo de la organización se puede
realizar en forma eficiente y eficaz.
Privacidad en el centro de trabajo
Los empleadores (patrones)
pueden entre otras cosas, leer el correo electrónico de los empleados
intervenir su teléfono, supervisar su trabajo por computadora, revisar archivos, vigilarlos en todos los aspectos.
Y estas acciones no son del
todo raras. En la actualidad, 70% de todas las empresas grandes usan sistemas
de vigilancia electrónica. Porque creen los gerentes que deben vigilar lo que
hacen los empleados?
Una razón importante es que los
empleados son contratados para trabajar, no para navegar en la red. Navegar en
la red durante las horas de trabajo con un propósito recreativo cuesta anualmente miles de
millones de dólares en recursos de cómputo desperdiciados y pérdida de la
productividad laboral.
Robo cometido por empleados
Se sorprendería al enterarse de
que alrededor de 85% de todo el robo y fraude organizacional es cometido por
empleados y no por personas externas? Y es un problema costoso que alcanza una
cifra aproximada de 4500 dólares por
trabajador estadounidense al año.
El robo cometido por empleados
se define como cualquier cosa no autorizada que hacen los empleados de las
propiedades de la empresa para uso personal.
Violencia en el centro de trabajo
Esto se refiere al peligro que
se corre
dentro de una empresa ya que no se sabe con que tipo de gente estas
trabajando esto también se refiere a los factores que contribuyen a la
violencia en el trabajo, esta puede ser la tensión ocasionada por los despidos
crecientes, la disminución del valor de las cuentas de jubilación, los turnos
prolongados, la sobrecarga de información, otras interrupciones diarias, las
fechas de entrega poco realistas y los gerentes poco comprensivos.
¿Porque roban los empleados?
La respuesta depende de la
persona a quien usted le pregunte. Expertos en diversas áreas deducen lo
siguiente. Porque la oportunidad se presenta por sí misma. Porque los empleados
tienen presiones financieras ó presiones relacionadas con vicios. Aunque cada
uno de estos enfoques ofrece información convincente sobre estos robos y de han
implementado programas para impedirlo, por desgracia los empleados siguen
robando.
Algunos ambientes de trabajo
poco disfuncionales:
-
Cambios inesperados en los que la inestabilidad y la
incertidumbre asedian a los empleados.
-
Estilo de comunicación en que los gerentes se
comunican de manera excesivamente agresiva.
-
Actitud defensiva donde se proporciona una
retroalimentación del desempeño escasa o nula; solo cuentan las cifras, los
gritos la intimidación o la evasión son las formas preferidas de manejar los
conflictos.
-
Estándares dobles en cuanto a políticas,
procedimientos y oportunidades de capacitación para gerentes y empleados.
Control del contacto con los clientes
Las empresas hacen encuestas
cada determinado tiempo para ver que tan eficientemente están haciendo su
trabajo y en que están fallando. Este tipo de encuestas son muy comunes en
empresas que ofrecen algún tipo de servicio al cliente como puede ser la renta
de algún producto o así.
La cadena de servicio y
beneficio es la secuencia de servicios desde los empleados hasta los clientes
para obtener utilidades. De acuerdo con este concepto, la estrategia y el
sistema de entrega de servicios de la empresa influyen en la manera en que los
empleados dan servicio a los clientes, es decir, a sus actitudes,
comportamientos y capacidad de servicio.
LA CADENA DE SERVICIO Y BENEFICIO
Gobierno
Corporativo
Es el sistema usado para
gobernar una corporación de manera que
estén protegidos los intereses de los propietarios corporativos. Dos áreas en
las que el gobierno corporativo se esta reformando es el rol de los consejos de
administración y los informes financieros. Y estos mejoramientos no se limitan
a las corporaciones estadounidenses. El problema del gobierno corporativo es
global. El 75% de los ejecutivos de alto nivel de corporaciones estadounidenses
y de Europa occidental esperen que sus consejos de administración tomen un rol
más activo.
Rol
de los Consejos de Administración
El propósito original de un
consejo de administración fue tener un grupo, independiente de la gerencia, que
vigilara los intereses de los accionistas, quienes debido a la estructura
corporativa no participaban en la dirección diaria de la organización. Sin
embargo, no siempre funciona de esta manera en la práctica.
Principios
de Gobierno del Siglo XXI para las Empresas Publicas de Estados Unidos
- Interacción.
- Propósito del
Consejo de Administración.
- Responsabilidades
del Consejo de Administración.
- Independencia.
- Destrezas.
- Juntas e
Información.
- Liderazgo.
- Revelación.
- Comités.
- Auditoría
Interna.
Principios
de elaboración de informes financieros del siglo XXI para las empresas publicas
de Estados Unidos
- Modelo de
Elaboración de Informes.
- Filosofía y
Cultura.
- Comités de
Auditoria.
- Fraude.
- Empresas
Auditoras.
- Profesión de
Auditoría Externa.
- Analista.
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